L'organisation des données au sein d'Evernote peut être un vrai dilemme la première fois qu'une personne essaye cet outil.
Le débutant va se retrouver confronté à la notion de carnets, de piles de carnets et d'étiquettes.

Les règles à ne pas oublier :

  1. Une note ne peut être que dans un seul carnet.
  2. Un carnet ne peut être que dans une seule pile de carnet.
  3. Une pile de carnet ne peut pas être dans une autre pile.
  4. Une note peut avoir plusieurs étiquettes.
  5. Le partage de notes avec un autre utilisateur se fait au niveau d'un carnet. C'est tout ou rien. On partage tout le carnet ou on ne partage rien.

Quelques explications

Expliquer les carnets, les piles et les étiquettes, n'est pas une tâche facile. On comprend vraiment le sens au bout de quelques jours d'utilisation.
Je vais donc faire un parallèle avec une bibliothèque (le lieu où l'on peut emprunter des livres).

Carnets et piles de carnets

Evernote, c'est une bibliothèque. Les notes sont des livres, les carnets sont des étagères et les piles de carnet sont les différentes pièces de la bibliothèque.

Vision bibliothèque

On range les livres dans les étagères. En général, une étagère concerne une thématique, tous les livres faisant partie de cette étagère ont un lien entre eux. Les étagères sont elles-mêmes stockées dans des pièces. On essaye là aussi de regrouper les différentes étagères dans une pièce partageant la même thématique.
On peut aller plus loin. Chaque étagère est protégée par une clé et vous êtes la seule personne à avoir toutes ces clés. Cependant, vous pouvez faire un double de la clé et la donner aux personnes de votre choix. En faisant ainsi, ces personnes auront accès à tous les livres de l'étagère.

Pour résumer
  • Pièces de la bibliothèque <-> Piles de carnets de notes
  • Étagères <-> Carnets de notes
  • Livres <-> Notes
Vision Evernote

On range les notes dans les carnets. En général, un carnet concerne une thématique, toutes les notes faisant partie de ce carnet ont un lien entre elles. Les carnets sont eux-mêmes stockés dans des piles. On essaye là aussi de regrouper les différents carnets dans une pile partageant la même thématique.
On peut aller plus loin. Chaque carnet est protégé par des droits d'accès et vous êtes la seule personne à avoir tous les droits. Cependant, vous pouvez donner les droits d'accès aux personnes de votre choix. En faisant ainsi, ces personnes auront accès à toutes les notes du carnet.

Étiquettes

Voilà pour les carnets. Il reste à comprendre le principe des étiquettes.

Vision bibliothèque

Dans une bibliothèque, les livres peuvent être associés par auteur, par nature(roman, bande dessinée, recette, etc...) ou d'autres critères indépendamment de leurs étagères respectives. Un roman peut être rangé dans une étagère parlant de science-fiction mais aussi dans une étagère parlant de policier.

Vision Evernote

Dans Evernote, les notes peuvent être associées par projet, par nature (document, action, carte de visite, etc...) ou d'autres critères indépendamment de leurs carnets respectifs. Une note peut être rangée dans un carnet professionnel mais aussi dans un carnet personnel.

Pour résumer
  • Nature du livre <-> Étiquettes
  • Auteur du livre <-> Étiquettes

Ma méthode

Organisation des carnets

Je vous conseille d'utiliser les carnets pour gérer les différents pans de votre vie. Dans mon cas, je donne des cours en tant que vacataire, je gère ce blog, je suis marié et je suis salarié dans une entreprise (nommée XXX). Dans ce cadre, je me retrouve avec les carnets suivants :

  • Blog
  • Couple
  • Cours université
  • Entreprise XXX
  • Personnel

On peut, en fonction de la quantité de notes que l'on gère dans chaque carnet avoir une archive. Ce qui donne les carnets supplémentaires suivants :

  • Blog (Archive)
  • Couple (Archive)
  • Cours université (Archive)
  • Entreprise XXX (Archive)
  • Personnel (Archive)

Quand je suis chez moi, je me consacre à mon blog, mes cours et ma vie personnelle, par contre, au travail, je me concentre seulement sur ce qui est lié à mon entreprise. En utilisant les piles, je peux respecter ce principe. Ma configuration finale sera la suivante :

  • ..Pile personnelle
    • Blog
    • Couple
    • Cours université
    • Personnel
  • ..Pile personnelle (Archive)
    • Blog (Archive)
    • Couple (Archive)
    • Cours université (Archive)
    • Personnel (Archive)
  • .Pile Entreprise XXX
    • Entreprise XXX
    • Entreprise XXX (Archive)

Notez les points devant le nom de chaque pile. Ces points me permettent d'ordonner les piles dans l'ordre qui m'intéresse.

Voici une capture d'écran de ma configuration finale (il y a des carnets supplémentaires dont je n'ai pas parlé).
Liste des carnets de notes

Je procède ensuite au partage des carnets. Bien évidemment, je partage avec ma femme les carnets Couple et Couple (Archive). A l'université, j'ai un professeur référent. Je partage avec lui les carnets Cours université et Cours université (Archive). Mon blog et la partie personnelle ne concernent que moi-même, donc je ne les partage pas. Enfin, au niveau professionnel, je peux partager les carnets Entreprise XXX et Entreprise XXX (Archive) avec mes collègues, mais je ne le fais pas car pour cela, mon employeur utilise Evernote Business qui permet une gestion des carnets au niveau de l'entreprise. J'utilise donc ces carnets pour mon travail personnel au sein de l'entreprise.

Organisation des étiquettes

Il faut faire attention avec les étiquettes, car c'est un peu la foire. Une note peut avoir un seul carnet mais autant d'étiquettes que l'on souhaite. Il y a des gens qui n'aiment pas mettre d'étiquette, d'autres qui en abusent. C'est à vous de trouver votre bonheur.
Pour ma part, les étiquettes me servent principalement à mettre en place un workflow pour gérer mes tâches et mes différents documents.

Je vous donne un exemple des étiquettes que j'utilise :
Des étiquettes GTD (Getting Things Done):

  • !Action
  • !Projet
  • !Référence

Le préfixe "!" me permet de savoir qu'une étiquette est une étiquette GTD. Si je tape "!" lorsque je saisis l'étiquette, Evernote me propose ces 3 étiquettes. Ce préfixe me permet aussi de faire des recherches groupées. Si j'effectue la recherche suivante : tag:!*, Evernote me liste toutes les notes ayant une étiquette commençant par !.

J'utilise aussi des étiquettes qui indiquent la nature du contenu de la note. Par exemple :

  • nt Recette
  • nt Bulletin de salaire
  • nt Document
  • nt Facture
  • nt Information

Le fait de mettre un préfixe "nt" me permet de saisir rapidement les natures disponibles. Avec un "nt F", Evernote me propose l'étiquette "nt Facture". La saisie est plus rapide.

A savoir, on peut aussi mettre des symboles : $&(.:@[_+ (ils seront classés dans cet ordre).

Enfin, pour ceux qui aiment les choses organisées, on peut créer une étiquette parent et y associer les étiquettes enfants en les faisant glisser. J'ai par exemple l'étiquette ".Nature" qui contient toutes les étiquettes en "nt".

Je vous expliquerai dans un prochain article comment j'organise mes notes au sein de ce carnet et comment je gère mon workflow.

Merci pour votre lecture.

Auteur : Johjo aka Jonathan Laurent
Créé : 17/06/2017
Modifié : 19/06/2017
Version : 2

Jonathan Laurent

Read more posts about this author.

Comments